Existuje několik varovných signálů, které, když budete ignorovat, v horším případě to vaši firmu položí, v lepším případě vás to bude stát spoustu peněz.
Kdy intuice nestačí
Každá firma má svůj přirozený vývoj. Často e-shopy začínají v jednom, maximálně dvou lidech. Když se jim daří, roste obrat i objem práce, je potřeba přijmout první zaměstnance. Jenže firma roste dál, těch zaměstnanců už máte třeba 5 a když poodstoupíte, vidíte, že vládne chaos. Procesy ve firmě nefungují.
To, co jste si ve dvou, možná ještě třech lidech, řekli u jednoho stolu, je v osmi lidech už složitější si spolehlivě sdělit tak, aby všichni věděli, co mají dělat. Obvykle se také naráží na to, že každý dělá všechno, protože jak lidé postupně přibývali, tak se ale nerozdělily jasně kompetence. A co hůř, jsou i věci, které nedělá nikdo. V osmičlenném týmu už jako majitel neudržíte v hlavě, co každý jednotlivě dělá, jaké má termíny a jestli jsou všechny úkoly přidělené.
Tohle je poměrně přirozený vývoj každé firmy, která dynamicky roste. Většina rostoucích firem se v určitém okamžiku dostane do fáze chaosu. Liší se jenom v tom, jak se k tomu postaví.
Na jedné straně jsou ty, které si toho nevšimnou nebo to akceptují jako standard, a s těmi to hodně zamává. Některé to dlouhodobě nedají.
Na druhé straně jsou firmy, které se v ten okamžik zastaví a zamyslí se nad tím, co je třeba změnit a jak to dostat celé zase pod kontrolu.
Z chaosu vede jenom jedna cesta a tou je systém. V něm jsou zahrnuta pravidla, procesy, efektivní práce, dobře rozdělené role ve firmě atd.
Co je ale ten okamžik? Jak poznáte, že scházíte z cesty a potřebujete se zastavit a nadechnout? Sledujte signály. Obvykle se jich objevuje víc najednou.
Signál č. 1 – nestíháte
Místo toho, abyste se věnovali projektům, které váš byznys posunou dopředu, tak každý den řešíte milion drobných operativních věcí, hasíte drobné nebo vážnější problémy, zkrátka jste zavaleni.
Můžete si plánovat do kalendáře co chcete, ale stejně vás nakonec ta každodenní realita ubije, že skoro nic z naplánovaného nestihnete.
Důležité projekty odsouváte, protože vždycky máte na stole něco, co hoří víc.
Tohle je poměrně častý paradox – makáte od rána do večera, jste uhonění, ale práce vám stejně stojí.
Pokud je tohle váš případ, rozsvěcí se první varovné světýlko. Majitel firmy by totiž měl operativě věnovat maximálně 30 % svého času. Zbytek času by měl věnovat strategii, rozvoji, klíčovým projektům a hlavně lidem, které v týmu má.
Workoholismus už dávno není ctností a jazyk na vestě už dávno není symbolem úspěšné firmy.
Řešit pracovní přetížení tím, že přijmete víc lidí, také není často tou nejlepší cestou. Z naší zkušenosti lze zefektivněním práce a dobrým nastavením procesů ušetřit jednoho zaměstnance.
Kolik hodin denně strávíte s operativou vy? Doporučuji si to spočítat. Lidé bývají většinou z toho čísla překvapení.
Signál č. 2 – děláte chyby
Když člověk nestíhá, není jasné, kdo má co na starosti, všichni dělají všechno a něco nedělá nikdo, pak logicky vznikají chyby. Hodně chyb.
Jasně, každý někdy udělá chybu, ale výstraha by se měla rozblikat, pokud se těch chyb ve vašem e-shopu děje hodně. Odeslání neúplné objednávky, prohozené štítky na balíku, zapomenutá reklamace, dvakrát odeslaná objednávka, chybně objednané zboží u dodavatelů, promo produkty, které nejsou na skladě… To je jenom ochutnávka chyb, se kterými se s Míšou u e-shopů nejčastěji potkáváme. Pokud jsou vám důvěrně známé, je čas zvednout hlavu a zastavit se.
Spočítali jste si někdy, kolik vás stojí jedna chyba? Na času stráveným jejím řešením, na novém poštovném, na obalovém materiálu… A jak často se vám chyby dějí? Když se na to zaměříte, zjistíte, že vám utíká poměrně hodně peněz.
Signál č. 3 – děláte všechnu práci ručně
Dneska je věk 4.0. Skoro všechno se digitalizuje, na cokoli si vzpomenete, na to existuje aplikace. Tak proč ty možnosti nevyužít? Proč si připravovat štítky na balíky ručně? Proč dělat inventuru s tužkou, papírem a excelem, připravovat a rozesílat ručně faktury nebo ručně žádat o recenzi výrobků? Možná kroutíte hlavou, ale i na takovéhle věci při naší práci narážíme.
Poměrně hodně funkcí nabízejí e-shopová řešení jako na příklad Shoptet. Doporučuji prostudovat, co všechno je možné. Protože různé automatizace, ať už v rámci e-shopové platformy nebo propojení přes třetí aplikace, vám můžou ušetřit tolik času, že se vám ani nesnilo.
Automatizace ale nešetří jenom energii a čas, ale samozřejmě i peníze. Protože když procesy probíhají automaticky, neplatíte lidem, kteří by je jinak dělali ručně, a neplatíte ani za nápravu chyb, kterou člověk vždycky čas od času udělá.
Která technická vychytávka vám v poslední době ulehčila práci? Nemyslíte, že takových vychytávek byste mohli použít mnohem víc?
Signál č. 4 – roste vám obrat, ale ne zisk
Finální varovné světlo jde vždycky přes čísla. Pokud hezky rostete obratově, ale zisk neroste adekvátně, nebo dokonce klesá, je to opět důvod k zamyšlení. Protože vám pravděpodobně v nějaké nákladové položce utíká příliš mnoho peněz.
Ať už je to nadbytek zaměstnanců a tedy vysoké personální náklady, protože nemáte dobře zorganizovanou práci a rozdělené role, nebo je to hodně vynaložených nákladů na nápravy chyb. Hledejte nákladové položky, které jsou vyšší než by měly být. Hledejte rezervy ve vytíženosti zaměstnanců.
Co kdybyste třeba místo dvou nebo tří lidí ve skladu dokázali své procesy zjednodušit a zautomatizovat tak, že můžete ve skladu nechat jenom jednoho a dvěma dalším dát práci, která třeba zrychlí expedici objednávek a zvýší tím spokojenost zákazníka. A spokojený zákazník častěji nakupuje a hlavně, mluví o tom se svými známými. A vy vyděláváte víc peněz. Za stejných nákladů.
Klíčem jsou procesy
Pokud jste se poznali alespoň v jednom z těchto 4 varovných signálů, doporučuji projít oblasti, kde vám vzniká nejvíc problémů, kouknout na základní procesy, které ve svém e-shopu máte, a hledat jednodušší a rychlejší cesty. Vždycky jsou.
Rády vám je pomůžeme najít.
Napište nám na obe@smart-shortcut.cz a domluvte si úvodní konzultaci.